À mesure que les installations deviennent plus connectées, davantage axées sur les données et soumises à des exigences croissantes en matière d’exploitation, de durabilité et de conformité, le rôle de la gestion intégrée des installations (Integrated Facilities Management ou IFM) continue d’évoluer. Aujourd’hui, les responsables des installations doivent faire plus que simplement entretenir les bâtiments. Ils doivent contribuer à optimiser la performance des actifs, soutenir les objectifs de durabilité, améliorer l’expérience des occupants et des visiteurs, gérer les risques et obtenir des résultats d’affaires mesurables.
Pour répondre à ces attentes, les organisations misent de plus en plus sur les données, la technologie et les modèles de prestation de services intégrés afin de créer des installations mieux préparées pour l’avenir. Que vous mettiez en œuvre une nouvelle stratégie d’IFM ou que vous souhaitiez renforcer un programme existant, ces 10 pratiques exemplaires peuvent vous aider à tirer davantage de valeur de votre approche.
Adoptez une approche de gestion proactive des actifs
Lorsque tous les actifs physiques sont gérés de façon stratégique et proactive tout au long de leur cycle de vie, qu’il s’agisse des systèmes CVCA, de la plomberie ou de l’éclairage, il devient possible d’optimiser leur performance, de prévenir les défaillances imprévues et de réduire les coûts globaux. Cette approche de gestion proactive des actifs constitue sans doute le changement de mentalité et de méthode de travail le plus important pour assurer le succès d’un programme efficace de gestion intégrée des installations.
Utilisez les données pour éclairer vos décisions
Lorsque les données sont recueillies et analysées sur des éléments essentiels au bon fonctionnement des installations, comme la consommation d’énergie, la productivité de la main-d’œuvre, l’état des actifs et les progrès en matière de conformité, les décisions peuvent être prises en fonction de résultats réels plutôt que d’hypothèses. Les données opérationnelles en temps réel, les tableaux de bord de performance et les analyses prédictives favorisent une meilleure planification, une budgétisation plus précise et une performance accrue des installations.
Mettez en œuvre des stratégies de maintenance prédictive
Détecter les problèmes avant qu’ils ne deviennent des défaillances est essentiel pour réduire les interruptions de service et les coûts associés aux réparations imprévues. Les technologies comme l’Internet des objets (IdO), les capteurs et les analyses alimentées par l’intelligence artificielle permettent notamment de surveiller la température et l’usure des équipements. Continuer d’investir dans ces technologies et suivre leur évolution constitue une stratégie judicieuse.
« Une pratique incontournable en gestion des installations aujourd’hui est l’interprétation précise des données afin d’obtenir des renseignements opérationnels stratégiques. Toutefois, les exploitants d’installations ne possèdent pas toujours les compétences ou l’expérience nécessaires pour le faire. C’est là que l’expertise d’un partenaire en gestion des installations comme Dexterra entre en jeu. Nous leur fournissons des outils simples et intuitifs qui facilitent la collecte de données utiles. » Kenneth Stevely, vice-président directeur, Innovation, Dexterra Group.
Investissez dans les technologies de bâtiments intelligents
Imaginez que le chauffage, la ventilation, la climatisation et l’éclairage s’ajustent automatiquement en fonction du taux d’occupation d’un espace. Ou encore que les conditions pouvant nuire au confort des occupants soient rapidement détectées et corrigées. Les systèmes de bâtiments connectés, les plateformes d’automatisation, les analyses d’occupation et les outils de surveillance à distance créent des environnements plus réactifs et efficaces. Ils favorisent également l’atteinte des objectifs de durabilité et améliorent l’expérience globale des occupants. Ces technologies devraient faire partie intégrante de toute stratégie d’IFM.
Harmonisez la performance des installations avec les objectifs de l’organisation
L’IFM ne consiste pas seulement à gérer les actifs physiques et l’expérience humaine. Elle doit aussi être alignée sur les objectifs stratégiques de l’organisation et faire l’objet d’une communication claire. Les indicateurs de performance clés (KPI) liés aux installations devraient soutenir des priorités telles que l’efficacité opérationnelle, la durabilité, la gestion des risques, l’expérience des employés et la performance financière. De la haute direction aux équipes de première ligne, tous doivent comprendre comment l’IFM contribue à la réussite de l’organisation.
Définissez des indicateurs de réussite pour vos KPI
Les programmes d’IFM efficaces sont évalués à la fois selon les services fournis et les résultats qu’ils permettent d’obtenir. Le suivi des bons indicateurs de performance fournit des renseignements précieux sur l’efficacité opérationnelle, le rendement des actifs, les initiatives de durabilité et la création de valeur à long terme. Parmi les résultats à mesurer :
- La prévisibilité des coûts
- La disponibilité des actifs
- Les délais de réponse aux demandes de service
- La satisfaction des occupants
- La performance énergétique
- La conformité réglementaire
- Le coût total de possession
Communiquez avec un expert en gestion intégrée des installations
Faites de la satisfaction des occupants et de l’expérience globale une priorité
Des espaces propres et bien entretenus ainsi qu’une qualité de l’air intérieur optimale contribuent à créer des environnements favorisant des expériences positives. L’évaluation continue des pratiques et leur mise à jour régulière sont essentielles pour maintenir des espaces sécuritaires, confortables, sains et productifs pour tous les occupants, qu’il s’agisse de locataires, de patients, d’étudiants, de clients, de visiteurs ou d’employés.
Intégrez la durabilité aux activités quotidiennes
Plutôt que de considérer la durabilité comme une initiative distincte, les éléments qui la composent, notamment la gestion de l’énergie, la réduction des déchets, le suivi des émissions et les rapports de durabilité, devraient être intégrés aux programmes de gestion des installations. Cette approche permet non seulement de réduire l’impact environnemental et les coûts, mais aussi de démontrer concrètement l’engagement de votre marque envers sa responsabilité sociale d’entreprise.
Renforcez l’intégration des fournisseurs et la responsabilisation
Une prestation de services intégrée permet d’établir un point de responsabilité unique pour la performance des installations. En harmonisant les fournisseurs autour d’objectifs communs, de normes de reddition de comptes et de processus de gouvernance, les organisations obtiennent une meilleure visibilité sur les coûts, la performance des actifs, les initiatives de durabilité et les résultats à long terme. Par exemple, plutôt que de gérer séparément les entrepreneurs responsables de l’entretien des bâtiments, du nettoyage, de l’aménagement paysager et de la gestion de l’énergie, une organisation peut coordonner ces services par l’intermédiaire d’un seul partenaire d’IFM utilisant des rapports et des indicateurs de performance unifiés.
Misez sur l’amélioration continue et l’innovation
Les programmes d’IFM efficaces ne sont pas des initiatives que l’on met en place puis que l’on oublie. À mesure que les bâtiments et les espaces évoluent, les stratégies d’IFM doivent évoluer elles aussi. L’évaluation régulière des nouvelles technologies, des modèles de prestation de services, des tendances du milieu de travail et des pratiques opérationnelles est essentielle pour que les programmes de gestion des installations continuent de répondre aux besoins changeants des organisations.
En définitive, une gestion intégrée des installations efficace vise à créer des installations plus intelligentes, plus efficaces et plus durables. Alors que les technologies, les attentes des clients et des employés ainsi que les exigences opérationnelles continuent d’évoluer, une approche proactive et fondée sur les données demeurera essentielle à la réussite. En adoptant ces pratiques exemplaires, les organisations peuvent s’attendre à obtenir des résultats concrets.
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